Lewati ke konten
Buku Panduan Koperasi Ten Dean

Transaksi Setor & Tarik Simpanan

Gambaran Pencatatan Simpanan

Setiap penyerahan uang setoran (Simpanan Wajib, Pokok, maupun Sukarela) atau penarikan uang tunai oleh anggota wajib segera dicatatkan oleh pengurus ke dalam sistem. Pencatatan ini langsung membukukan mutasi kredit/debit ke rekening simpanan terkait dan memperbarui riwayat buku besar seketika.

Prosedur Pencatatan Simpanan

Prasyarat

  • Fisik uang tunai setoran telah diterima di kasir pengurus, atau uang tunai penarikan telah disiapkan untuk diserahkan kepada anggota.
  • Anggota yang bersangkutan berstatus Aktif.

Langkah-langkah Bernomor

  1. Pada Portal Pengurus, klik tab “Simpanan”.
  2. Anda dapat membuka formulir pencatatan dengan dua cara:
    • Klik tombol “Catat Setoran / Penarikan” di kanan atas tabel, lalu pilih nama anggota dari dropdown, atau
    • Klik tombol “Catat” langsung pada baris nama anggota yang diinginkan di dalam tabel saldo.
  3. Jendela sembul bertajuk “Catat Transaksi Simpanan” akan terbuka.
  4. Pada pilihan Jenis transaksi, tentukan arah pergerakan dana:
    • Setoran: Menambah saldo simpanan anggota dan menambah kas koperasi (tombol hijau).
    • Penarikan: Mengurangi saldo simpanan anggota saat menyerahkan uang tunai (tombol merah).
  5. Pada pilihan Jenis simpanan, pilih rekening yang dituju:
    • Simpanan Pokok (biasanya hanya untuk setoran pelunasan simpanan awal).
    • Simpanan Wajib (setoran cicilan wajib bulanan).
    • Simpanan Sukarela (simpanan fleksibel atau penarikan tunai).
  6. Pada kolom Jumlah (Rp), perhatikan petunjuk saldo saat ini (hint: Saldo saat ini: Rp…) lalu masukkan angka nominal transaksi tanpa tanda titik (misalnya: 100000).
  7. Jika memilih jenis transaksi Penarikan, perhatikan pesan peringatan:

    “Penarikan mengurangi saldo anggota. Pastikan dana telah diserahkan.”

  8. Klik tombol “Catat Setoran” (warna hijau) atau “Catat Penarikan” (warna merah).

Hasil yang Diharapkan

  • Sistem memproses mutasi dengan aman untuk memastikan mutasi tidak tercatat ganda.
  • Jendela sembul tertutup dan muncul kotak hijau bertuliskan:

    “Transaksi berhasil dicatat.”

  • Saldo simpanan anggota pada tabel langsung terbarui secara otomatis.
  • Riwayat transaksi buku besar anggota langsung bertambah satu baris mutasi baru.

Aturan Batasan & Penarikan Dana

  • Batas Saldo: Penarikan tidak dapat melebihi saldo rekening yang bersangkutan. Jika pengurus memasukkan nominal yang melebihi saldo anggota, sistem akan menolak dengan pesan galat: “Saldo tidak mencukupi”.
  • Ketentuan Simpanan Pokok & Wajib: Simpanan Pokok dan Wajib pada umumnya tidak diperkenankan ditarik kecuali anggota yang bersangkutan mengundurkan diri resmi dari koperasi.

Penanganan Masalah (Troubleshooting)

KendalaPenyebabSolusi
Muncul galat: “Saldo tidak mencukupi”Nominal penarikan lebih besar daripada sisa saldo rekening yang dipilih.Periksa saldo rekening anggota pada tabel dan pastikan nominal penarikan tidak melebihi sisa saldo yang tersedia.
Muncul galat: “Silakan pilih anggota terlebih dahulu”Dropdown pilihan anggota belum dipilih.Pilih nama anggota dari daftar sebelum menekan tombol simpan.
Pengurus tidak sengaja menekan tombol simpan dua kaliKekhawatiran terjadi pencatatan ganda.Sistem Koperasi Ten Dean telah diproteksi dari pencatatan ganda. Penekanan ganda pada permintaan yang sama tidak akan menggandakan mutasi saldo di buku besar.